I vores søgen efter wikier i danske virksomheder er vi stødt på Bankdata, som siden februar i år har brugt en intern wiki med stor success. Vi har taget en snak med en af personerne bag projektet, Enterprise Arkitekt Mogens Bramm, om hvad de har gjort af erfaringer med wikien.

En intern wiki til it-faglig videndeling

Formålet med at starte en wiki var at skabe en langt bedre it-faglig videndeling i Bankdata �?? en virksomhed med 450 ansatte. Der var selvfølgelig nogle ganske effektive værktøjer at kommunikere med blandt medarbejderne i forvejen �?? især e-mail og Lotus Notes. “Men det blev tit alt for meget en-vejs-kommunikation, og vi havde lyst til at prøve noget mere dialogisk, hvor det var nemmere for flere at komme til orde”, beretter Mogens Bramm.

Han havde selv nogle erfaringer med en wiki fra en tidligere arbejdsplads, og han foreslog derfor at de oprettede en intern wiki. I dag tæller wikien omkring 1000 sider. Det meste er i leksikonformat om it-faglige emner, men den bliver også brugt til at koordinere mindre projekter og til diskussioner. Mogens Bramm skønner, at ca. 200 af virksomhedens medarbejdere bruger wikien dagligt, og at der nok er 10-20 rigtig aktive brugere, som står for det meste af indholdet.

450 søgbare hoveder

I forhold til målet om at dele viden, har wikien været en succes: “Det bedste er, at 450 menneskers hoveder nu er blevet søgbare for viden. Og en forudsætning for det er selvfølgelig, at folk generelt har været begejstrede for at dele ud af deres viden i wikien”, fortæller Mogens Bramm. Derudover har wikien vist en stor styrke i en periode, hvor der er blevet ansat mange nye mearbejdere. Den er en god informationskilde som supplement til personalehåndbogen, og den giver meget hurtigt nye medarbejdere et indtryk af, hvem der ved hvad i virksomheden.

Pas på med at bruge wikien til alt

Den største udfordring for Bankdatas wiki har været at definere præcis, hvad den skal bruges til. “Wikien er lidt som en schweizerkniv”, siger Mogens Bramm og uddyber, “det er et smart lille værktøj som kan bruges til alt muligt, og som er enormt let for medarbejderne at gå til. Så let, at man nogen gange bruger schweizerkniven til opgaver, hvor man faktisk i forvejen har et specialiseret værktøj. Det skal man passe på med”.

Overraskende lidt behov for kontrol

Mogens Bramm lægger vægt på, at de har søgt at undgå et redaktionelt ejerskab på wikien. Selvfølgelig har nogen skullet skubbe på fra start, men derudover har det været vigtigt, at folk følte et fælles ejerskab og ansvar for wikien. Eksempelvis kan alle frit ændre tema på forsiden, hvis de mener de har noget at sige, som er relevant for resten af virksomheden. Overordnet er det imponerende, hvor lidt kontrol og central vedligeholdelse, der har været brug for, og hvor let det har været for så mange medarbejdere at tage wikien til sig: “Mange af de yngre kender formatet fra Wikipedia og andre wikier, så de kom hurtigt i gang og var gode til at hjælpe de ældre medarbejdere, der fandt det hele mere nyt og forvirrende. På den måde har wikien nærmest solgt sig selv”.

Open source-teknik, der er let at administrere

Bankdata bygger deres wiki på JSP-wiki, som er en javabaseret og open source. De har installeret et tillægsprodukt, der har gjort det muligt at køre login på systemet sammen med Bankdatas eksisterende system. På den måde var alle ansatte automatisk oprettede som brugere, og der kom ingen problemer med flere forskellige logins forskellige steder. Derudover har der ikke været behov for de store tilpasninger, og teknikken har fungeret upåklageligt.

4 gode råd

Mogens Bramms fire bedste råd til andre virksomheder og organisationer, der gerne vil i gang med en wiki:

1. Sørg for på forhånd at formulere de forretningsmæssige formål tydeligt.
2. Hav noget indhold parat fra starten. Det er svært at få folk engageret, hvis der bare ligger en tom skal.
3. Udarbejd en etikette for wikien, så der er klare linier for, hvordan medarbejdere skal bruge wikien, og så der tages højde for de nødvendige sikkerhedsmæssige aspekter osv.
4. Giv alle en god introduktion. Og det handler ikke kun om en teknisk introduktion til værktøjet, men også om hele ideen med en wiki, det fælles ejerskab og ansvar, som kan være nyt for mange.