Adskil individer og roller for at øge agilitet og gøre forandringer nemmere

14. December - Magnus Christensson, partner, Socialsquare

14. december 2016

Organisationer har brug for at tilpasse sig en omverden, der forandrer sig. Der er brug for, at forandre måden man arbejder sammen på, hvordan man fordeler ansvar og hvad man fokuserer på for at opnå sine mål. Og der er brug for at kunne forandre sig hurtigt.

Derfor er det et stort problem, at forandringer typisk opleves som noget svært noget. I stedet for at se forandringer som en mulighed, så opleves det som et problem. Måske har individerne i organisationen dårlige erfaringer med tidligere forandringer, eller også forventer de, at arbejdspladsen eller arbejdslivet bliver dårligere, når forandringen er gennemført. Uanset om følelserne i forhold til forandringer er baseret på tidligere erfaring eller negative forventninger til fremtiden, så har forandringer et dårligt ry. Uanset hvad forandringerne betyder for individet i praksis, så skaber de en naturlig afventen, måske handlingslammelse eller endda direkte modstand mod forandringen. Og det hindrer organisationens fremdrift.

For at kunne arbejde med at forandre organisationen løbende og med en mere positiv tilgang, kræves overordnet 2 ting. En beslutningsprocess, som giver individer, der er tæt på udfordringerne, mulighed for selv at foreslå forbedringer og forandringer, som kan prøves af og justeres løbende. De, som påvirkes af forandringerne, skal have retten og værktøjerne til at foreslå selv samme forandringer. Dette er afgørende, og det vil jeg skrive om på et senere tidspunkt i denne julekalender.

Det kræver også, at organisationen kan adskille individer og roller. En rolle eksisterer i et team for at løse en konkret opgave. Rollen har et formål, den har måske et domæne; defineret som noget, andre i teamet eller personer uden for teamet skal spørge om lov til at bruge, f.eks. et website, og den har en række ansvarsområder; defineret som aktiviteter, som andre kan forvente, at rollen gennemfører. Formål og ansvarsområde skal være eksplicitte, og rollen skal være dokumenteret et sted, hvor alle i organisationen kan se det.

Roller skabes til opgaver – ikke omvendt. Når opgaverne ændrer sig, når markedet forandrer sig, så skal rollerne kunne tilpasses, og endda fjernes, hvis der ikke er brug for dem. Derfor er roller ikke permanente. Et individ udfører en eller flere roller, og derfor er en rolle ikke det samme som en titel. En rolle er noget, et individ går ind i og ud af forholdsvis hyppigt. De mennesker, som udgør organisationen, skulle gerne være så kompetente, at de kan udfylde andre roller, der er mere brug for, i takt med at organisationen udvikler sig, og en person skal kunne bidrage til at justere sine roller på baggrund af den erfaring, som skabes, når han eller hun udfylder rollen.

Når forandringer kommer fra dem, som er tættest på de udfordringer, forandringerne forsøger at løse, og når de fokuserer på de roller, som kræves for at opnå organisationens formål og mål, og ikke fokuserer på individer, så kan forandringerne skabe motivation og energi i organisationen. Samtidigt forsvinder grundlaget for modstanden mod forandringer.

Netop denne interesse i at forbedre sig på tværs af organisationen og skabe motivation til forandringer er afgørende for, at organisationen løbende kan tilpasse sig og skabe værdi i markedet.

Øvelse

  • Forsikr dig om, at det team du arbejder i, har et defineret formål og klare mål
  • Beskriv alle opgaver, som skal gennemføres for at opnå dit teams mål
  • Gruppér relaterede opgaver i roller
  • Beskriv hvad formålet med rollen er
  • Beskriv hvilke ansvar, andre kan forvente af rollen
  • Match rollerne mod kompetencer – og derefter til individer, som inviteres til at udføre rollerne

inspiration

Læs mere omkring hvordan roller og individer adskilles i Holacracy, samt en række andre gode pointer, kan læses i denne Harvard Business Review artikel; “Beyond the Holacracy hype”.

Giv dig selv og dine kolleger en julegave.

Tag på kursus i Digitalt lederskab
Digitaliseringen kræver nyt mindset, nye værktøjer og nye kompetencer. På kurset tager vi fat i digital lederskab ved at kigge på 3 centrale fokus områder: produkt- , organisations- og forretningsudvikling som hver især bliver udfordret i en digitaliseret verden og som kræver nyt af os som ledere af teams, projekter, processer eller af organisationer.

FÅ ET DRYS INSPIRATION I DIN INDBAKKE.

Hver dag - hele Julen.



Vi virker i virkeligheden

Socialsquare bliver en del af Reload

...læs om vores fælles vision på http://nye.reload.dk, eller fortsæt blot til vores normale hjemmeside her.