Det fantastiske agile team

21. december - Kræn Hansen, Partner, Socialsquare

21. december 2016

Hvordan sætter man teamet, der leverer fantastiske resultater i uforudsigelige omgivelser?

I Socialsquare har vi valgt at dele vores år op i blokke af 4 ugers varighed som vi kalder etaper (stages på engelsk). Hver gang en etape starter, sætter vi et eller flere nye agile teams. Vi er på den måde hurtigt blevet ganske rutinerede i at starte teams og her er mit bud på en opskrift med seks af de vigtigste ingredienser, der skal til for at skabe det fantastiske agile team:

  • Det er skabt fantastisk
  • det har et fantastisk formål
  • det arbejder i sprint
  • det prioriterer sit arbejde bevidst
  • det reflekterer
  • det består af de rigtige personer

Det er skabt fantastisk
For at et team kan levere effektivt i uforudsigelige omgivelser, er det uhyre vigtigt, at det agerer autonomt og i stand til at træffe egne beslutninger. Dels i forhold til det resultat, der leveres og dels i forhold til teamets egen organisering.

Fortællingen omkring skabelsen af teamet er afgørende i forhold til teamets forståelse af sig selv og træffer man for mange beslutninger for teamet, før det etableres, er man allerede på afveje. Det skaber en forventning til, at beslutninger kommer udefra og efterlader teamet hæmmet i forhold til at reagere på trusler og muligheder fremadrettet.

Tager man initiativ til et team, bør man tage aktiv deltagelse på teamet og være med til at forme det indefra. Beslut som team, hvordan I ønsker at træffe beslutninger – overvej om samtykke kunne være bedre end at opnå enighed – og lad alle beslutninger og rammer være eksplicit kendte for alle deltagende på teamet. Du kan læse mere om at træffe beslutninger ved samtykke i vores tidligere post: Forandring sker gennem hurtige beslutninger, der tages ofte.

Kommunikér til omverdenen, hvad man kan forvente af teamet og hvordan man kan interagere med det uden at skade teamets effektivitet.

Det eneste man behøver for at skabe det fantastiske agile team er: Viden om hvordan det fantastiske team ser ud, en gruppe af mulige deltagere, deres erfaringer og vigtigst af alt et stærkt formål. Resten definerer det fantastiske team selv.

Det fantastiske team er faktisk i stand til selv at identificere de rette personer til at levere resultater, der understøtter teamets formål. Det kan også afstemme forventninger i forhold til fordelingen af aktiviteterne – hvis det overhoved er ønskværdigt for teamet at uddele ansvar eksplicit.

Det har et fantastisk formål
Formålet tjener, i sig selv, to formål: At motivere og at afgrænse. Det er svaret på spørgsmålet over dem alle: “Hvorfor?”

Svaret på spørgsmålet giver teamet motivationen til at levere sin fulde opmærksomhed, hele deres talent og al uforløst kreativ energi.

Svaret afgrænser og skaber barrierer for teamet – en vigtig forudsætning for den kreative proces. Uden begrænsninger og det stærke formål bliver mennesket hurtigt rodløst og fortvivlet.

Formålet skal altså være dristigt, det skal inspirere og samtidigt sætte fornuftige begrænsninger.

Hvis teamet, mod forventning, skabes uden et eksplicit formål, vil det fantastiske team selv blive nødt til at udforske sit formål – det kan lade sig gøre, men det kan opleves akavet og frustrerende at sidde i samme båd uden at vide, hvor man er på vej hen.

Indenfor digital produktudvikling er et eksempel på en meget udbredt, og dybt misforstået begrænsning, at etablere en række teams, hver med deres formål at udvikle på et udvalg af komponenterne i det digitale produkt. Eksempelvis “Database-teamet”, “Webservice/backend-teamet”, “Frontend-teamet”, “Mobil-teamet”, osv. Disse teams kaldes komponent-teams (component teams på engelsk) og kan sjældent levere brugbare resultater uden at involvere et af de andre teams, hvilket skaber øget behov for kommunikation og frustrationer fra misforståelser grundet en mangel på løbende justering af forventninger på tværs af teams. Det kan og bør undgås.

Det fantastiske agile team leverer på tværs af komponenter (systemer, lag, organisatoriske niveauer, etc) – og det anerkender ikke behovet for, at andre teams skal involveres, når teamet leverer resultater. Når flere fantastiske agile teams arbejder sammen, deler de deres fokus ved at udse sig en delmængde af features eller områder af den samlede digitale oplevelse, som de giver særlig opmærksomhed i en given periode. Disse teams kaldes feature-teams.

Det arbejder i sprint
Det spørger sjældent sig selv “hvor lang tid tager det?”, men ofte “hvad kan vi nå?”

Ved at arbejde i korte regelmæssige perioder af en eller to ugers varighed med levering af færdige resultater, sikres der fremdrift. En fremdrift, der er essentiel for at drive den fremadrettede læring. Teamet vægter at opnå færdige, omend mindre ambitiøse, resultater højere end at blive halvt færdigt med storslåede idéer.

Du kan læse mere om at arbejde i agile sprint i vores post: Skab værdifulde ændringer med agile projekter.

Det prioriterer sit arbejde bevidst
Retten til at prioritere teamets aktiviteter tilfalder enten det enkelte individ på teamet eller til en særligt udnævnt rolle. Det fantastiske agile team træffer denne beslutning bevidst og ved hvordan de kan ændre beslutningen, hvis det bliver en hindring.

Det reflekterer
Det fantastiske agile team besidder evnen og lysten til selvstændigt at lære (analysere og teste), definere og udføre sit arbejde, for det kan selv:

  • Opsøge og lære af brugeres behov og markedets muligheder.
  • Komme på idéer til løsninger og holde fast i dem, så de kan diskuteres, estimeres og prioriteres.
  • Virkeliggøre idéerne igennem udførende og implementerende aktiviteter, som eksempelvis programmering, grafiske fremstillinger, fremstilling af tekst eller organisatorisk forandrende aktiviteter.
  • Opsøge og lære af brugeres og markedets reaktion på de implementerede løsninger.

Det reflekterer altså både over den verden, der omgiver det og modtagelsen af det arbejde det udfører.

Du kan læse mere om de fire grundlæggende aktiviteter i vores tidligere post: To-sporet agil proces: Discovery & Delivery – hvorfor?

Det fantastiske team reflekterer ligeledes over sin egen præstation. Det identificerer forhindringer og løsninger på uklarheder eller uhensigtsmæssigheder i forventningerne til hinanden, til teamet fra organisationen omkring teamet og fra teamet til organisationen. Det identificerer regelmæssigt aktiviteter som teamet skal fortsætte med, stoppe med og starte på.

Det består af de rigtige personer
Organisationer er intet i sig selv – teams er intet i sig selv. Det er de rigtige personer og deres evner, der skaber det fantastiske agile team.

Vi rekrutterer efter en grundlæggende stræben efter det perfekte, under en realistisk erkendelse af det opnåelige, samt et ønske om at levere resultater i fællesskab med andre mennesker og nysgerrigheden til at lære undervejs.

Arbejder man i teams med individer, hvis evner ikke komplimenterer hinanden, risikerer man at skabe et team, der kun ønsker at udføre opgaver indenfor deres specifikke faglighed. På den måde kan man risikere, at teamet udvikler sig til et komponent-team (eksempelvis en samling af programmører, der har evner indenfor et sprog, som ikke kan eksekveres i en browser, bliver eksempelvis hurtigt et API/backend-team) eller til et team, der fokuserer for meget på en af de fire grundlæggende aktiviteter: at analysere, at designe, at kode eller at teste (eksempelvis et team af user researchers, der udfører studier uden at implementere udbyttet af disse i løsninger).

Øvelse

  • Hvem skaber jeres teams – sker det udefra eller indefra? Har I besluttet hvordan I ønsker at træffe beslutninger på teamet? Og har I kommunikeret til omverdenen, hvad man kan forvente af jer?
  • Er jeres team skabt med et stærkt formål? Eller skulle I måske sætte jer ned og definere det selv?
  • Arbejder jeres team i sprints? Eller spørger I ofte hinanden: “Hvor lang tid vil det her tage?”. Overvej at vende spørgsmålet om og i stedet estimere, hvor meget I kan nå.
  • Hvem prioriterer teamets arbejde? Hvis ikke det er teamet som helhed eller en på teamet, så overvej hvorfor? Nogle vælger ikke at give tøjlerne fra sig af frygt for, hvor hurtigt det faktisk kan komme til at gå.
  • Husker I at reflektere på teamet? Reflekterer I både over, hvad der er behov for, hvor hurtige I er til at udføre arbejdet og hvor gode jeres løsninger er til at imødekomme behovene? Og endeligt – reflekterer I over jeres samarbejde med hinanden, andre i organisationen og verdenen omkring jer?
  • Er I de rigtige på teamet? Komplimenterer I hinanden eller sidder I alle med samme faglighed?

Giv dig selv og dine kolleger en julegave.

Tag på kursus i Digitalt lederskab
Digitaliseringen kræver nyt mindset, nye værktøjer og nye kompetencer. På kurset tager vi fat i digital lederskab ved at kigge på 3 centrale fokus områder: produkt- , organisations- og forretningsudvikling som hver især bliver udfordret i en digitaliseret verden og som kræver nyt af os som ledere af teams, projekter, processer eller af organisationer.

FÅ ET DRYS INSPIRATION I DIN INDBAKKE.

Hver dag - hele Julen.



Vi virker i virkeligheden

Socialsquare bliver en del af Reload

...læs om vores fælles vision på http://nye.reload.dk, eller fortsæt blot til vores normale hjemmeside her.