Forandring sker gennem hurtige beslutninger, der tages ofte

19. december - Magnus Christensson, Partner, Socialsquare

19. december 2016

Forestil dig, at du skal sejle over Atlanten. Det er en tur på to uger, og du har et valg omkring, hvordan du ønsker at navigere dit skib. Du kan vælge at sætte kursen én gang, når du forlader havnen og vente på, at du kommer frem. Eller du kan vælge at orientere dig løbende, og bruge det du ser til at justere din kurs en gang om dagen – måske endda oftere. Hvilken af disse to muligheder tror du ville give dig størst sandsynlighed for at nå kysten på den anden side og i sikkerhed til den havn du ønsker?

Forandringer bliver svære fordi de er så store, og fordi de, selv om de nærmest er en konstant trussel i vores arbejdsliv, sker relativt sjældent. Etablerede organisationer laver større topdown-forandringsprojekter en gang hvert andet eller tredje år, hvor alt skal ske på én gang.
Dette er klart bidragende til at forandringerne opleves som noget svært, og som skaber en usikkerhed og skepsis blandt medarbejderen, som gør, at organisationens fremdrift går i stå, og måske endda bagud.

Men forandring er nødvendig. Det er en forudsætning for at kunne tilpasse sig en foranderlig omverden, og for at kunne bruge det man lærer sig af at arbejde, på en praktisk og konkret måde i organisationen fremadrettet. Det er en del af at være agil. Det er nemmere at forandre sig, justere og tilpasse sig markedet, hvis man gør det ofte, og hvis måden hvorpå man træffer beslutninger omkring forandringen er tydelig.

Når vi, i en organisation eller på et team, skal træffe beslutninger, så gør vi det i dag på to overordnede måder. Den mest brugte vej frem er at aftale, at chefen bestemmer og træffer beslutningerne. Han eller hun kan involvere andre, eller lade være, men det er eksplicit, at det er lederens ansvar. Det er en diktatorisk tilgang, som jeg kan skrive meget om, men uanset om chefen er fagligt stærk nok til at leve op til dette store krav, så bliver chefen en flaskehals. Når alle beslutninger skal træffes af én person, så bevæger organisationen sig langsommere end nødvendigt. En anden, mindre berejst, vej er at lade hele organisationen eller teamet træffe beslutninger sammen – gennem at blive enige. Konsensus. Det er mange gode ting at sige om at dele, vende og overveje i fællesskab, men det er for langsommelig en proces i en organisation. Tilgangen er anderledes, men resultatet er det samme – konsensus gør også, at organisationen bliver langsom. En tredje og efter min mening, bedre måde at træffe beslutninger på i en organisation, er hvor du ønsker, at medarbejderne kan arbejde selvstændigt, altså det ikke konstant at skulle spørge chefen og samtidigt ikke ønsker at mødes om alt, er at arbejde med “samtykke”.

Beslutningsprocessen som er baseret på samtykke skifter perspektiv fra “at det at tage handling er farligt”, altså, at vi skal træffe en beslutning om at gøre noget anderledes end vi gør i dag, til “at tage en handling, der ikke er farlig”. Som udgangspunkt handler det altså om at vurdere om et forslag (fra hvem som helst i teamet eller i organisationen, som oplever, at organisationen kan forbedres) er “sikkert at prøve af”. Bevisbyrden er på organisationen eller teamet. De skal vise hvad som er faktuelt farligt for organisationen ved forslaget. Det er altså ikke den som tager initiativet og har lavet et forslag, som skal overbevise de andre om, hvad som er godt ved det.

For at noget skal være sikkert at prøve af så kræves to ting. Dels kræves en aftalt liste over ting som vi er enige om kendetegner en valid indvending. I Socialsquare har vi eksempelvis aftalt, at alle indvendinger skal være baseret på fakta for at være en lovlig indvending – og altså ikke baseret på hvad vi tror, der kan ske. Vi har også aftalt, at en indvending er valid, hvis et forslag skader vores organisation eller flytter den bagud. Vi har ikke en lang liste, og det er meget sjældent vi med sikkerhed kan sige, at et forslag er skadeligt. Derfor træffer vi beslutninger og implementerer små forandringer hele tiden. Derudover kræves det, at organisationen eller teamet kan mødes for at træffe disse beslutninger relativt tit. Hvis et forslag godtages og en beslutning om at prøve noget af træffes, så skal organisationen have mulighed for at ændre sig på baggrund af den erfaring, som blev skabt da forandringen blev implementeret. Igen, er forandringerne, og holdningen til disse, baseret på faktuelle og virkelige oplevelser, og organisationen skal nemt og hurtigt kunne træffe en ny beslutning, som er bedre end den sidste. For at gøre dette mødes vi mindst én gang om måneden i alle teams i hele organisationen, for at give os selv en mulighed for at forandre vores organisation, så at den er bedre til at opnå sit formål.

Øvelse

Hvis du har lyst at til at prøve en samtykke-baseret beslutningsproces af, så kan du følge disse trin. Det er vores anbefaling at processen faciliteres af en udenfor teamet.

  • Stil et forslag som du mener forbedrer dine og teamets muligheder for at opnå jeres mål
  • Lad de andre deltagere – som er dem som påvirkes af forslaget – stille afklarende spørgsmål til dit forslag. Én efter én. Svar på de spørgsmål du kan.
  • Lad de andre deltagere reagere på forslaget. Én efter én. Husk at ikke afbryde.
  • Giv dig selv en mulighed for at tilpasse dit forslag på baggrund af de afklarende spørgsmål og reaktioner du har modtaget.
  • Lad facilitatoren spørge om der er nogle gyldige indvendinger til forslaget Hvis der ikke er gyldige indvendinger, så er forslaget godtaget og beslutningen truffet. Husk at dokumentere den og at mødes inden for en måned for at se om nye forslag er nødvendige.
  • Hvis der er gyldige indvendinger, så skal du og personen med indvendingen, i konstruktiv samtale, udvikle en tredje vej, som møder den mulighed som ligger til grund for det oprindelige forslag og møder den indvending som blev rejst. Denne del er vigtig at facilitere stramt og konstruktivt, men husk at grundlaget er, at hele organisationen eller teamet arbejder for samme sag.

inspiration

Hvis du synes denne måde at træffe beslutninger på lyder interessant, så skal du vide, at vi er igang med at bygge et digitalt værktøj for at facilitere processen. Hvis du vil vide mere – eller har lyst til at teste vores beta af næste gang du skal gennemføre en lille forandring.

Giv dig selv og dine kolleger en julegave.

Tag på kursus i Digitalt lederskab
Digitaliseringen kræver nyt mindset, nye værktøjer og nye kompetencer. På kurset tager vi fat i digital lederskab ved at kigge på 3 centrale fokus områder: produkt- , organisations- og forretningsudvikling som hver især bliver udfordret i en digitaliseret verden og som kræver nyt af os som ledere af teams, projekter, processer eller af organisationer.

FÅ ET DRYS INSPIRATION I DIN INDBAKKE.

Hver dag - hele Julen.



Vi virker i virkeligheden

Socialsquare bliver en del af Reload

...læs om vores fælles vision på http://nye.reload.dk, eller fortsæt blot til vores normale hjemmeside her.