Put Slack i din “stack” – bliv mere digital på indersiden

17. December - Martin Sønderlev Christensen, Partner, Socialsquare

17. december 2016

Forestil dig en tømrervirksomhed, hvor det var virksomhedens bogholderi, der valgte, bestemte, indkøbte og administrerede tømrernes værktøjer. Altså, hvor de professionelle håndværkere ikke selv valgte deres egne værktøjer. Situationen ville ende i, at man som tømrer skulle slå søm i med et gummistempel.
Komisk og absurd – men så alligevel ikke så langt fra virkeligheden. I mange traditionelle virksomheder arbejder mange dag ud og dag ind på outdatede computere med outdatede programmer, som ikke er designet til moderne samarbejde eller kreativitet, men designet til, at IT-afdelingens arbejde bliver lettere. Derfor oplever vi i dag mange steder, at de digitale værktøjer er bedre uden for organisationen end indenfor murene og firewall’en. IT bliver i sig selv “arbejde”, hvorfor, at mange enten bryder de corporate regulativer og ligger filer på Dropbox eller opretter grupper på Facebook med kunder eller kolleger uden for virksomhedens journaliserings ERP-system etc.

Udfordringen i dag er ikke udvalget af software, services og løsninger – det er at vælge og følge med i hvilke af disse, der vinder frem og hvilke, der finder kritisk masse.

Her er et af de klassiske industrilandskaber for marketingafdelingen. Cirka lige så appetitlig og overskuelig som en “bland selv”-slikbutik i det lokal storcenter.

http://chiefmartec.com/2016/03/marketing-technology-landscape-supergraphic-2016/

Udfordring i rigtig mange organisationer i dag er, at man simpelthen bliver holdt tilbage af IT, fremfor at blive rykket fremad. IT-udstyr og infrastruktur er blevet købt og implementeret ud fra IT-afdelingens krav og ikke forretningens eller organisationens behov. IT er ikke en stabsfunktion, men en central og integreret del af forretningen – en medspiller. Det ved den gode CIO, som arbejder på at flytte forretningen hen, så IT ikke er en stopklods. Det er i stedet et springbræt for organisations forretning og organisation, hvor man naturligvis balancerer sikkerhed og stabilitet med åbenhed og dynamik.

Dette er centralt i den digitale transformation i dag. Det er ikke altid en fordel at være en stor organisation. Det er ikke altid en fordel at have en stor mængde af “legacy”-IT-systemer, det bliver i stigende grad det, der bliver en udfordring. Små startups og “digitalt først”-virksomheder og -udfordrere på markedet har ofte mulighed for at levere og agere hurtigere fordi deres “stack” af samarbejdsværktøjer understøtter et hurtigt og agilt samarbejde – og produktleverance ditto.

De nye “digitalt først”-virksomheder er ofte ikke så avancerede i deres “governance”- og “compliance”-strukturer end de etablerede virksomheder på et marked. De er til gengæld, i en ekstrem grad, meget mere avancerede i deres teknologiopsætning og måden at bruge denne på. Disse organisationer er også i stand til at bruge teknologi til at understøtte den måde de arbejder på. Det gælder både de store “disruptors” som Google, Uber og Netflix, men i høj grad også de mindre udfordrere. Også mange etablerede virksomheder forsøger at transformere sig til en “digital- og teknologi først”-virksomhed. Et godt eksempel er f.eks. Wallmart, som satte gang i en transformation, der gør den gigantiske supermarkedskæde til en af de førende i den digitale superliga. Bl.a. ved bevidst at arbejde med en meget moderne technology stack og bl.a. også en og “open source”-tilgang i deres åben lab. https://medium.com/walmartlabs

Microsoft og Facebook

Lad os her fokusere lidt mere på en den del af “stack’en”, der handler om samarbejdet i en organisation. Det er dét, de fleste medarbejdere i en virksomhed møder det meste af dagen som arbejdsværktøj. I mange år har det gældende paradigme for interne samarbejdssystemer været end-to-end-systemer, hvor al information og alle handlinger i organisationen kan køres i ét miljø. Dette har til dels være en succes for f.eks. Microsoft Sharepoint, som gang på gang har suget tidens tendenser ind i deres “suite” – men ofte også “ødelagt” idéerne derved – interne blogs, wikis, sociale netværk, fildeling, etc. er blevet maltrakteret i Microsofts maskine. Nu hedder den Microsoft 365 og, trods alt det dårlige man kan sige om Microsofts strategier i disse år, får de deres løsninger ud i rigtige mange organisationer. Netop fordi de er kernen på mange af produktivitetsprodukterne, mail-kulturen og OS-infrastrukturen i mange virksomheder. Microsoft er stadig den stærkeste spiller på “collaboration entreprise” og har været meget gode til at opkøbe stærke produkter som Skype, Yammer og senest også LinkedIn. Microsoft vil være en spiller i fremtiden og har senest også lanceret for nylig lanceret Microsoft Teams, som på mange måder suger tidens tendenser op. https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software

Måske er det som et modsvar på at også Facebook lancerede en udgave af Facebook til at tilpasse arbejdspladsen med Facebook Workplace. https://workplace.fb.com/

Der er altså stor kamp om at komme ind og eje den sociale applikation i virksomheden blandt de store spillere. Et marked, hvor f.eks. Citrix opkøbte Podio fra Danmark, har ligget roligt længe, men nu får de kamp til stregen fra en række massive spillere.

I dag er det tydeligt, at udbyderne vil eje hele virksomhedens IT- og samarbejds-infrastruktur. Det bliver i stigende grad muligt og attraktivt at skabe en værktøjskasse, der tilgodeser mange forskellige behov – og som spiller sammen på en måde, så man skaber en mere tilpasningsdygtigt virksomhed, hvor man ikke er låst til én leverandør. De mange nye værktøjer er ofte platforme eller kan integreres let med hinanden. Disse har typisk en langt bedre og mere effektiv brugergrænsefalde på tværs af alle platforme fra desktop til mobil – ja til ur. Det er også en væsentligt faktor i forhold til produktivitet og “arbejdsglæde” ved at bruge systemerne.

Lad os se på nogle gode råd til at skabe den moderne “stack” til den transformative digitale organisation. Hvilke værktøjer skal man have, hvilke tendenser og hvilke principper skal man vælge ud fra i forhold til nye måder at arbejde mere effektivt på?

Slack er det hurtigst voksende "entreprise software" nogensinde.

Find noget der “humaniserer” og automatiserer kommunikation og samarbejde på samme tid.

I Mange virksomheder og organisationer er det e-mailen, der er det centrale kommunikationsværktøj og fildelingssytem. E-mailen er stadig vores primære værktøj.

Forrester skriver i deres seneste whitepaper “The Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management, Q4 2016″:

“Customer-obsessed firms take an outside-in approach, relying heavily on collaboration, to deliver desirable products and services. Product, marketing, and technology teams exchange information with a wide circle of people, both internal and external to the company. Employees spend 13% of their time creating emails, documents, and presentations and 11% reading them. Email remains the primary vehicle for sharing information: 77% of information workers use email to communicate internally, and 76% use it to share information with external partners — and they do so frequently. Twenty-six percent of respondents are on email at least several times a day, and 53% are on it constantly; these interruption-driven activities reduce the amount of time spent on an actual task activity to a mere 18%.”

https://www.projectplace.com/Global/pdf/whitepaper/EN/Forrester-Wave-Enterprise-Collaborative-Work-Management.pdf

E-mail er ikke en særligt “human” måde at kommunikere på – derfor kommer Slack på banen, da de har til mission at flytte organisationens kommunikation og samarbejde væk fra e-mails. Slack har i princippet genopfundet chatten (igen, igen), men er også første skridt mod en “automatiseret” kommunikation. Slack præsenterer sig som en chatbot som kan integrere en masse relevante services og datakilder f.eks. opdatere dig på aktiviteter i forhold til salg, marketing eller notificere dig hvis serveren er nede via andre services. Men først og fremmest er det et veldesignet samtale- og delecentrisk kommunikationsværktøj som har en “humaniseret” måde at se kommunikation på.

https://slack.com/

Sørg for, at du kan arbejde synkront og gør det let at dele

Hvor Word og andre værktøjer er asynkrone arbejdsværktøjer, hvor man arbejder i versioner og merger disse sammen i, ofte komplekse processer og hvor det samme dokument i virkeligheden kopieres i mange versioner, bliver det med synkrone og delte dokumenter, der virker i browseren, muligt at arbejde synkront i det samme dokument med de fordele dette medfører. Google Docs er et åbenlyst eksempel på en god måde at effektivisere arbejde på og dele dokumenter i, i en organisation.

https://gsuite.google.com/

Kig efter værktøjer med en holdning til hvad de skal bruges til

Man kan gøre meget i et Excel-ark eller gennem PowerPoint-præsentationer. Men mange værktøjer har ikke en holdning til, hvad de skal bruges til. En Outlook-kalender er ikke et projektplanlægningsværktøj, men den kan bruges til planlægning. I stigende grad ser vi en stor specialisering mod, at værktøjer har en holdning til hvad de er gode til og bliver speciliseret mod metoder eller praksis. Kører man f.eks. Scrum- eller Kanban-planlæning kan man godt gøre dette i et Excel-ark. Men værktøjer som Pivotal Tracker og Trello er skabt til at understøtte disse projekttyper bedre. Arbejder man med UX og design kan f.eks. InVision være en platform, der virkelig forstår og understøtter det arbejde man skal gøre i et design- eller udviklingsteam. Kig efter værktøjer der har en holdning til, eller eventuelt er skabt af folk med erfaring for, det arbejde, der skal gøres.

https://www.pivotaltracker.com/

https://trello.com/

https://www.invisionapp.com/

Overblik – find et dashboard som kan vise data i realtid.

En væsentlig del af den digitale organisation er at kunne synliggøre data og udvikling i realtid. Google Analytics kan vise dig trafikken i dine apps og webløsninger. Men hvad sker der på de sociale medier og hvor mange er i kø til kundesupport via Zendesk? Hvor langt er vi fra omsætningsmålene? Og hvad er vores velocity og burndown på vores udvikling? Al den information skal vises og man kan let samle disse data på skærme i kontoret eller til møder f.eks. via Geckoboard.

https://www.geckoboard.com/

Automatisering af processer – led efter værktøjer med gode API’er.

Da man ikke længere har én platform til at styre alt på, bliver der i stigende grad behov for at binde de mange forskellige tjenester sammen. Et af kriterierne for en god service i dag er, at det stiller et godt API til rådighed således, at andre services kan trække på eller skyde data mod servicen. Hvis man ikke er et kodehoved, der selv kan arbejde med API’er. kan man i dag nemt bruge services som f.eks. IFTTT (If This Then That) eller Zapier som en måde at “splejse” datakilder og services sammen på – udfra regler og “triggers”.

https://zapier.com/
https://ifttt.com/

Understøt personlig produktivitet og fokus på opgaver

En sidste ting. I alle disse kollaborative værktøjer er det svært at finde roen og fokus på sine egne opgaver. En væsentlig opgave og kompetence i en agil og digital organistion er, at kunne prioritere – både i teams, men også for sig selv. Derfor er der et stigende fokus på at understøtte “GTD”- (Getting Things Done) eller “OKR” (Objective and Key Results)-teknikker og værktøjer. Nogle gange er din notesbog eller stickynotes måske bedre. Men værktøjer som Todoist og Wunderlist kan være gode værktøjer til også at få overblik over egne opgaver, men også dele opgaver og overblik med andre i organisationen.

https://todoist.com/
https://www.wunderlist.com/

Reflektion.

hmmm.....
Overvej hvilke teknologier i din organisation, der holder dig tilbage? Hvilke gør en positiv forskel for dig og dit team i hverdagen?
Hvor er du mest produktiv og hvor føler du, at du bruger din tid og energi forkert? Hvad er de gode principper for at arbejde som teknologien skal kunne understøtte i din organisation?

Giv dig selv og dine kolleger en julegave.

Tag på kursus i Digitalt lederskab
Digitaliseringen kræver nyt mindset, nye værktøjer og nye kompetencer. På kurset tager vi fat i digital lederskab ved at kigge på 3 centrale fokus områder: produkt- , organisations- og forretningsudvikling som hver især bliver udfordret i en digitaliseret verden og som kræver nyt af os som ledere af teams, projekter, processer eller af organisationer.

FÅ ET DRYS INSPIRATION I DIN INDBAKKE.

Hver dag - hele Julen.